# PflegeFlow — Benutzerhandbuch **Version 1.3.0** Anleitung für das ambulante Pflege-Management-System PflegeFlow. --- ## Inhaltsverzeichnis 1. [Anmeldung](#anmeldung) 2. [Dashboard](#dashboard) 3. [Pflegekräfte verwalten](#pflegekräfte-verwalten) 4. [Klienten verwalten](#klienten-verwalten) 5. [Kostenträger](#kostenträger) 6. [Mobile App: Zeiterfassung](#mobile-app-zeiterfassung) 7. [Tourenoptimierung (optional)](#tourenoptimierung-optional) 8. [Touren anlegen](#touren-anlegen) 8. [Check-in / Check-out](#check-in--check-out) 8. [Leistungskatalog](#leistungskatalog) 9. [Dienstplan](#dienstplan) 10. [Abwesenheiten](#abwesenheiten) 11. [Zeitmodelle](#zeitmodelle) 12. [Einrichtung (Bundesland-Katalog importieren)](#einrichtung-bundesland-katalog-importieren) 13. [eGK-Erfassung](#egk-erfassung) 14. [Clearing-Einreichung](#clearing-einreichung) 15. [Abrechnung](#abrechnung) 16. [DTA-Versionen](#dta-versionen) 17. [DTA-Export](#dta-export) 15. [Rollen und Berechtigungen](#rollen-und-berechtigungen) 16. [Lizenz verwalten](#lizenz-verwalten) 17. [FAQ](#faq) 18. [Troubleshooting](#troubleshooting) --- ## Anmeldung 1. Öffnen Sie https://pflege.c3po42.de im Browser. 2. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein. 3. Klicken Sie auf **Anmelden**. Die Sitzung bleibt 30 Minuten aktiv. Danach wird der Token automatisch erneuert (Refresh-Token: 7 Tage gültig). Zum Abmelden klicken Sie auf **Logout** in der Seitenleiste. ### Erstanmeldung (Entwicklung) | Benutzer | Passwort | Rolle | |---|---|---| | admin | admin | ADMIN | | m.weber | pflege | PDL | | t.mueller | pflege | PFLEGEKRAFT | > In der Produktionsumgebung werden individuelle Zugangsdaten vom Administrator vergeben. --- ## Neu in Version 1.2 v1.2 bringt drei große Änderungen gegenüber v1.1: ### 1. Neue Seitenleiste mit vier Arbeitsbereichen Die flache Menüliste ist durch kollabierbare Gruppen ersetzt: - **👥 Personal**: Mitarbeiter · Zeiterfassung · **Zeitauswertung** · Abwesenheiten · Wünsche & Tausch - **📅 Einsatzplanung**: Dienstplan · Touren · Tour-Builder · Besuche - **🏥 Pflege & Aufträge**: Klienten · **Ärzte** · **Verordnungen** · **Aufträge** · **Angebote** - **💰 Abrechnung**: Leistungskatalog · Kostenträger · Rechnungen Pflegekräfte sehen nur „Meine Schicht", Verwaltung sieht keine Einsatzplanung etc. Klick auf die Gruppe klappt sie ein/aus; der Zustand merkt sich der Browser. Rote Zahlen am Gruppenkopf zeigen Fristwarnungen an. ### 2. Dashboard-Cockpit Das Dashboard zeigt jetzt vier klickbare Bereichs-Kacheln mit den wichtigsten Zahlen — Klick springt direkt in den Bereich. Heutige Touren bleiben als Liste darunter. ### 3. Verordnung → Auftrag → Angebot → Besuch Der wichtigste Umbau betrifft den Pflege-Workflow: 1. **Verordnung anlegen** (Muster 12 vom Arzt) mit Status-Ampel für alle Fristen (Einreichung, Kassen-Prüfung, Widerspruch, Ablauf). Im Screen **Pflege & Aufträge → Verordnungen** ganz oben auf **➕ Neue Verordnung** klicken — Dialog mit Klient, Typ (Erst-/Folge-/Krankenhausentlassung), Datumsfeldern, Arztdaten, ICD-10, Kostenträger und verordneten Leistungen. Pro Leistung gibt es einen **Häufigkeits-Preset-Dropdown** (1× täglich, 2× täglich, 3× wöchentlich Mo/Mi/Fr, bei Bedarf, …), der einen Freitext-Hinweis vorbefüllt — alle Leistungen einer Verordnung laufen unter **demselben Genehmigungskennzeichen** der Kasse. Bei Papier-Verordnungen, die schon genehmigt zurückkamen, den Haken **„Verordnung ist bereits genehmigt"** setzen und das GKZ gleich mit erfassen. 2. Status-Buttons an der Verordnung: **Bei Kasse einreichen** → **Genehmigung eintragen** (mit GKZ) oder **Ablehnung** (mit Grund) → bei Fristüberschreitung automatische **Genehmigungsfiktion** (§13 Abs. 3a SGB V). 3. Nach Genehmigung: Button **→ Auftrag erstellen** am Verordnungs-Detail. Alternativ ohne Verordnung: im Screen **Pflege & Aufträge → Aufträge** der Button **➕ Neuer Auftrag** — für manuelle SGB-XI-/Privat-Aufträge (SGB-V-Positionen bleiben dem Verordnungs-Weg vorbehalten). 4. Im **Auftrag** werden alle Leistungen gebündelt — SGB V aus der Verordnung, SGB XI §36/§45b und Privatleistungen über den Tab „Aufträge" hinzufügbar. Pro Position strukturierter **Rhythmus-Editor** (Wochentag-Chips, Uhrzeiten). 5. Button **📄 Angebot erstellen** am Auftrag erzeugt ein **Einzelangebot** mit Snapshot-Preisen, PDF und Mailversand an den Klienten. Akzeptanz aktiviert den Auftrag und rollt 90 Tage Besuche aus. 6. **Besuche** erscheinen im neuen Tagesplan-Screen; die Pflegekraft erfasst dort pro Besuch die erbrachten Leistungen per Checkliste — daraus entstehen automatisch die Leistungsnachweise für die Abrechnung. ### 4. Sammelangebot bei Preisänderungen Für Preisanpassungen (z.B. zum Jahreswechsel) gibt es den Button **➕ Sammelangebot** im Angebots-Screen. Filter (Quelle, Kostenträger), neue Preise pro Leistungskomplex und Gültig-ab-Datum — das System erzeugt einen Batch, der dann **zwei-Klick-geschützt** freigegeben und gesammelt versendet wird. Bei Mailfehlern einzelner Empfänger läuft der Rest trotzdem durch; erneuter Klick auf „Versenden" wirkt als Retry. ### 5. GKZ auf Rechnung und im DTA Sobald eine Verordnung genehmigt ist, erscheint das Genehmigungskennzeichen (GKZ) prominent am Verordnungs-Detail, in jeder SGB-V-Rechnung als Fußzeile und im DTA-SLLA-Export. Bei Genehmigungsfiktion wird der Platzhalter `FIKTION-{id}-{Datum}` genutzt. --- ## Dashboard Nach der Anmeldung sehen Sie das Dashboard als **Bereichs-Cockpit** mit vier klickbaren Kacheln: - **👥 Personal** — Aktive Mitarbeiter · heute abwesend · offene Wünsche - **📅 Einsatzplanung** — Touren heute · laufende · Besuche ohne Tour - **🏥 Pflege** — Aktive Klienten · Fristwarnungen · offene Angebote - **💰 Abrechnung** — Rechnungen offen · Monatsumsatz · Clearing eingereicht Klick auf eine Kachel springt direkt in den entsprechenden Bereich. Unter dem Cockpit sehen Sie die heutigen Touren mit aktuellem Status. Das Dashboard ist für die Rollen ADMIN, PDL und VERWALTUNG sichtbar. Pflegekräfte kommen beim Login direkt auf „Meine Schicht". --- ## Pflegekräfte verwalten ### Neue Pflegekraft anlegen 1. Navigieren Sie zu **Pflegekräfte** in der Seitenleiste. 2. Klicken Sie auf **+ Neue Pflegekraft**. 3. Füllen Sie die Pflichtfelder aus: - Vorname, Nachname - Qualifikation (z.B. exam. Altenpfleger/in, Pflegehelfer/in) - Arbeitszeit (Vollzeit/Teilzeit, Wochenstunden) 4. Optionale Felder: Führerschein, Telefon, E-Mail 5. Klicken Sie auf **Speichern**. ### Pflegekraft bearbeiten 1. Klicken Sie auf den Namen der Pflegekraft in der Liste. 2. Ändern Sie die gewünschten Felder. 3. Klicken Sie auf **Speichern**. ### Pflegekraft deaktivieren Anstatt Pflegekräfte zu löschen, können Sie den Status auf **inaktiv** setzen. Inaktive Pflegekräfte erscheinen nicht mehr in der Tourenplanung. --- ## Klienten verwalten ### Neuen Klienten anlegen 1. Navigieren Sie zu **Klienten** in der Seitenleiste. 2. Klicken Sie auf **+ Neuer Klient**. 3. Füllen Sie die Stammdaten aus: - Vorname, Nachname, Geburtsdatum - Adresse (Straße, PLZ, Ort) - Pflegegrad (1–5) - Versicherungsnummer 4. Wählen Sie den **Kostenträger** (Krankenkasse/Sozialamt). 5. Hinterlegen Sie optional eine **Kontaktperson** (Angehörige). 6. Klicken Sie auf **Speichern**. ### Auftrag für den Klienten anlegen *(v1.2)* Den bisherigen „Pflegevertrag" gibt es ab v1.2 nicht mehr. An seine Stelle tritt der **Auftrag**, der alle Leistungsarten (SGB V / SGB XI / Privat) unter einem Dach bündelt: 1. Bei Bedarf zuerst eine **Verordnung** anlegen (Muster 12) und genehmigen lassen — siehe Bereich „Pflege & Aufträge → Verordnungen" und den Button **➕ Neue Verordnung** oben rechts. 2. Nach Genehmigung: im Verordnungs-Detail auf **→ Auftrag erstellen** klicken. SGB-V-Positionen werden automatisch aus den verordneten Leistungen übernommen. 3. Für reine SGB-XI- oder Privat-Aufträge ohne Verordnung: im Screen „Aufträge" oben rechts auf **➕ Neuer Auftrag**. Klient + Gültigkeit setzen, dann pro Position **Quelle** (SGB XI §36 / §45b / Privat), **Leistungskomplex**, **Menge** und den vollständigen **Rhythmus** (Typ, Wochentage-Chips, Uhrzeiten-Liste, Monatstag) erfassen. Ein **Preset-Dropdown** pro Position fühlt „1×/Tag 08:00", „2×/Tag 08+18", „werktags", „3× wöchentlich Mo/Mi/Fr", „1× monatlich am 15.", „einmalig" oder „bei Bedarf" vor — einzelne Felder lassen sich danach manuell feinjustieren. Jede Position kann einen anderen Rhythmus haben. 4. SGB-XI- und Privatleistungen lassen sich jederzeit im Auftrags-Screen unter dem entsprechenden Tab (SGB XI §36 / §45b / Privat) ergänzen. 5. Pro Position den Rhythmus setzen (täglich / wöchentlich mit Wochentagen / monatlich / einmalig / bei Bedarf) und die Uhrzeiten. 6. Auftrag über **📄 Angebot erstellen** in ein Angebot wandeln und per Mail versenden — oder direkt **▶ Aktivieren**, wenn kein Angebot nötig ist. Bei Aktivierung wird automatisch der Besuchsplan für 90 Tage ausgerollt. --- ## Kostenträger Kostenträger sind die abrechnenden Stellen (Krankenkassen, Sozialämter). ### Kostenträger anlegen 1. Navigieren Sie zu **Kostenträger**. 2. Klicken Sie auf **+ Neuer Kostenträger**. 3. Pflichtfelder: - Name (z.B. "AOK Niedersachsen") - IK-Nummer (9-stellig, Institutionskennzeichen) - Typ (Krankenkasse / Sozialamt / Sonstige) 4. Optionale Felder: Anschrift, Ansprechpartner, E-Mail 5. Klicken Sie auf **Speichern**. --- ## Mobile App: Zeiterfassung Pflegekräfte stempeln Kommen, Pause und Gehen direkt am Handy mit automatischer GPS-Erfassung. Die App ist offline-fähig — fehlt das Netz, werden Stempelungen zwischengespeichert und später automatisch nachgereicht. ### Installation via QR-Code (empfohlen) 1. Im Web-Browser einloggen und in der Seitenleiste **📱 App-Download** öffnen. 2. Mit der Smartphone-Kamera den **QR-Code** scannen. 3. Der Browser lädt die APK — einmalig „Installation aus unbekannten Quellen" für den Browser erlauben und dann auf die heruntergeladene Datei tippen. ### Direkt-Link (alternativ) ``` https://downloads.c3po42.de/pflegeflow/pflegeflow.apk ``` > Unternehmensgeräte: APK per MDM verteilen, dann entfällt der Unbekannte-Quellen-Dialog. ### Anmelden 1. App öffnen → Anmeldedaten wie im Web (z.B. `t.mueller` / `pflege`). 2. Nach dem Login stehen auf der Startseite drei Kacheln: **Zeit erfassen** (orange), **Meine Tour** (cyan) und **Leistung erfassen** (grün). ### Stempeln 1. Tippen Sie auf **Zeit erfassen**. 2. Die Status-Karte oben zeigt den aktuellen Zustand (Noch nicht gestempelt / In der Schicht / In Pause / Feierabend) sowie Ist-Arbeit und Pausenzeit. 3. Der passende Button erscheint prominent in Grün/Orange/Cyan — andere Aktionen sind ausgeblendet, damit keine falsche Reihenfolge entsteht. 4. Tippen → GPS wird kurz geholt → Stempel wird gesendet → Bestätigung per Snackbar. ### Offline - Kein Netz? Das orange Banner **„⚠️ Offline-Stempelung(en) in Warteschlange"** erscheint oben. - Der Stempel landet lokal auf dem Gerät und wird beim nächsten App-Start oder durch Tippen auf **„Jetzt senden"** nachgereicht. - Die Queue übersteht App-Neustarts und Gerät-Neustarts. ### Datenschutz - GPS wird nur beim Tippen auf einen Stempel-Button abgefragt (nicht im Hintergrund). - Der Standort wird zusammen mit Zeitpunkt und Quelle (MOBILE) im Backend gespeichert und dient der Nachweispflicht nach dem Arbeitszeitgesetz. --- ## Wünsche & Dienst-Tausch Pflegekräfte dürfen Wünsche für den kommenden Dienstplan äußern und Dienste untereinander tauschen. PflegeFlow prüft vor jedem Tausch das Arbeitszeitgesetz. ### Wunschdienste 1. Seitenleiste **🔄 Wünsche & Tausch** → Tab **Wunschdienste**. 2. **+ Wunsch anlegen** öffnet das Fenster: Datum, Typ (Frei, Frühschicht, Spätschicht, Nachtschicht, Urlaub), Priorität (1 hoch / 3 niedrig), optional Bemerkung. 3. Pflegekräfte sehen nur ihre eigenen Wünsche, PDL/Admin sehen alle. 4. PDL/Admin setzt den Status mit **✓** (Berücksichtigt) oder **✗** (Abgelehnt). ### Dienst-Tausch 1. Tab **Dienst-Tausch** → **+ Dienst anbieten**: eigenen Dienst der nächsten 14 Tage wählen, optional gezielten Kollegen ansprechen. 2. Ein Kollege nimmt das Angebot an (Tab mit Haken **„Für mich sichtbare"**). 3. **ArbZG-Check** simuliert den Tausch und zeigt Verstöße gegen Tageshöchstarbeitszeit, Ruhezeit oder Konsekutiv-Tage. Bei ERROR ist der Tausch blockiert. 4. PDL/Admin führt den genehmigten Tausch mit **Durchführen** aus — der Dienstplan wird sofort umbesetzt. 5. **Stornieren** zieht ein Angebot zurück (nur solange nicht durchgeführt). --- ## Tourenoptimierung (optional) Bei vielen Klienten und mehreren Pflegekräften kann PflegeFlow die Reihenfolge der Stops automatisch optimieren. Grundlage sind die **Koordinaten der Klienten**, deren **Zeitfenster** (z.B. „07:00-09:00 morgens") sowie die **Qualifikation** der Pflegekräfte (Fachkraft vs. Hilfskraft). ### Voraussetzungen - Klienten haben Breiten- und Längengrad hinterlegt (Feld `Routenplanung` am Klienten). - Der Routing-Server ist bereit (VROOM + OSRM laufen im Docker-Stack, Profil `routing`). - Einmalig auf dem VPS: `bash scripts/osrm_prepare.sh nordrhein-westfalen` (lädt die OSM-Daten fürs Bundesland). ### Tour optimieren 1. Navigieren Sie zu **Touren** und klicken Sie auf **🗺️ Tour optimieren**. 2. Das Banner oben zeigt, ob VROOM + OSRM bereit sind. 3. Wählen Sie das **Datum**, **Zeitfenster** (Morgens / Abends / Beide), **Schichtstart/-ende** sowie die **Standard-Dauer je Stop**. 4. Wählen Sie den **Mitarbeiter-Pool** (Strg+Klick für Mehrfachauswahl). 5. Optional: Klienten einschränken. Ohne Auswahl werden alle aktiven Klienten mit Koordinaten einbezogen. 6. **Optimieren** → PflegeFlow ruft VROOM und zeigt pro Mitarbeiter die optimale Stop-Reihenfolge mit Ankunft, Abfahrt und Kilometerangabe. 7. **Als Tour speichern** legt pro Mitarbeiter eine neue Tour mit den Stops in optimierter Reihenfolge an. > Fachkraft-Stops (z.B. Behandlungspflege nach SGB V) werden nur Fachkräften zugeordnet. Klienten ohne Koordinaten oder ohne passendes Zeitfenster erscheinen als **nicht zugeordnet** im Ergebnis. --- ## Touren anlegen Touren sind die täglichen Einsatzpläne der Pflegekräfte. ### Neue Tour erstellen 1. Navigieren Sie zu **Touren** in der Seitenleiste. 2. Klicken Sie auf **+ Neue Tour**. 3. Wählen Sie: - **Datum** der Tour - **Pflegekraft** (aus der Mitarbeiterliste) 4. Klicken Sie auf **Tour erstellen**. ### Stopps hinzufügen 1. Öffnen Sie die erstellte Tour. 2. Klicken Sie auf **+ Stopp hinzufügen**. 3. Wählen Sie den **Klienten** aus der Liste. 4. Geben Sie die **geplante Zeit** ein (z.B. 08:00 – 08:45). 5. Wählen Sie die zu erbringenden **Leistungen** aus dem Vertrag des Klienten. 6. Klicken Sie auf **Hinzufügen**. Wiederholen Sie den Vorgang für alle Stopps der Tour. Die Reihenfolge der Stopps kann per Drag & Drop angepasst werden. ### Tour-Übersicht Die Tour-Übersicht zeigt alle Touren des ausgewählten Tages: - Farbcodierung: Grün = abgeschlossen, Gelb = laufend, Grau = geplant - Klick auf eine Tour zeigt die einzelnen Stopps mit Status --- ## Check-in / Check-out Pflegekräfte dokumentieren ihre Einsatzzeiten über Check-in und Check-out. ### Check-in durchführen 1. Öffnen Sie Ihre aktuelle Tour (Rolle: PFLEGEKRAFT). 2. Beim Eintreffen beim Klienten: Klicken Sie auf **Check-in**. 3. Die aktuelle Uhrzeit wird automatisch erfasst. ### Check-out durchführen 1. Nach Abschluss der Versorgung: Klicken Sie auf **Check-out**. 2. Die Endzeit wird erfasst. 3. Wählen Sie die erbrachten Leistungen aus (vorbelegt aus dem Vertrag). 4. Optional: Notizen zur Dokumentation hinzufügen. ### Zeiterfassung - Die Check-in/out Zeiten werden für die Abrechnung verwendet. - Abweichungen von der geplanten Zeit werden farblich markiert. - Die PDL kann Zeiten nachträglich korrigieren. --- ## Leistungskatalog Der Leistungskatalog enthält alle SGB XI Leistungskomplexe. ### Aufbau Jeder Leistungskomplex hat: - **Nummer** (z.B. LK 1, LK 2, ...) - **Bezeichnung** (z.B. "Kleine Morgentoilette") - **Punktwert** (bundeslandspezifisch) - **Vergütungssatz** in Euro - **Zeitrichtwert** in Minuten ### Katalog einsehen 1. Navigieren Sie zu **Leistungen** in der Seitenleiste. 2. Der Katalog zeigt alle verfügbaren Leistungskomplexe. 3. Filtern Sie nach Bundesland oder Nummer. > Der Leistungskatalog wird beim ersten Start automatisch mit Beispieldaten befüllt. In der Produktion werden die aktuellen Vergütungssätze des jeweiligen Bundeslandes hinterlegt. --- ## Dienstplan Der Dienstplan zeigt eine **Wochenansicht** mit allen Pflegekräften und deren Schichten von Montag bis Sonntag. ### Wochenansicht 1. Navigieren Sie zu **Dienstplan** in der Seitenleiste. 2. Oben sehen Sie die aktuelle Kalenderwoche. Mit **◀ Woche** und **Woche ▶** navigieren Sie durch die Wochen. 3. Jede Zeile zeigt eine Pflegekraft, jede Spalte einen Wochentag. 4. Schichtkürzel (F = Früh, S = Spät, N = Nacht, Z = Zwischen, B = Bereitschaft, – = Frei) stehen farblich hinterlegt im Feld. ### Schicht eintragen 1. Klicken Sie auf das leere Feld unter dem gewünschten Tag. 2. Wählen Sie **Schichttyp**, **Start**- und **Endzeit** (HH:MM). 3. Optional: **Zeitmodell** als Vorlage auswählen. 4. Optional: **Notiz** (z.B. "Dialyse-Patient"). 5. **Speichern**. ### Schicht ändern oder löschen 1. Klicken Sie auf eine bestehende Schicht. 2. Passen Sie die Felder an und speichern — oder klicken Sie auf **Löschen**. ### ArbZG-Prüfung Oberhalb der Wochenansicht erscheint eine **Violations-Leiste**, sobald PflegeFlow Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz (ArbZG §3, §5, §9) erkennt: | Schweregrad | Bedeutung | |---|---| | 🔴 ERROR | Harte Verletzung (z.B. > 10 h Tagesarbeitszeit, Schicht an Urlaubstag) | | 🟠 WARNING | Grenzbereich (z.B. Ruhezeit < 10 h, 6 Tage am Stück) | | 🔵 INFO | Hinweis (z.B. Wochenarbeitszeit deutlich unter Soll) | > Die Pflege-Ausnahme ist berücksichtigt: max. 10 h Tagesarbeitszeit, 10 h Ruhezeit, max. 6 aufeinanderfolgende Arbeitstage, 48 h Wochenmittel. --- ## Abwesenheiten Urlaub, Krankheit, Fortbildung und Sonderurlaub werden hier verwaltet. ### Abwesenheit beantragen 1. Navigieren Sie zu **Abwesenheiten**. 2. Klicken Sie auf **+ Neue Abwesenheit**. 3. Wählen Sie Pflegekraft, **Typ** (URLAUB, KRANK, FORTBILDUNG, SONDERURLAUB, FREI, ELTERNZEIT, UNBEZAHLT) und **Zeitraum** (Von-Bis). 4. Optional: **Bemerkung** (z.B. Urlaubsziel oder Arztname). 5. **Beantragen** → Status **BEANTRAGT**. ### Genehmigen oder ablehnen (ADMIN/PDL) 1. Klicken Sie in der Liste auf **Genehmigen** oder **Ablehnen**. 2. Der Status wechselt auf **GENEHMIGT** bzw. **ABGELEHNT**. 3. Genehmigte Abwesenheiten erscheinen im Dienstplan als gesperrte Tage — PflegeFlow verhindert parallele Schichten. ### Stornieren Beantragte oder genehmigte Abwesenheiten können durch den/die Pflegekraft selbst oder ADMIN/PDL storniert werden (Status → **STORNIERT**). --- ## Zeitmodelle Zeitmodelle sind wiederverwendbare Vorlagen für typische Schichten. ### Beispielmodelle | Name | Schichttyp | Start | Ende | Pause | |---|---|---|---|---| | Frühschicht 6-14 | FRUEH | 06:00 | 14:00 | 30 min | | Spätschicht 14-22 | SPAET | 14:00 | 22:00 | 30 min | | Nachtschicht 22-06 | NACHT | 22:00 | 06:00 | 45 min | | Teilzeit 8-12 | ZWISCHEN | 08:00 | 12:00 | 0 min | ### Zeitmodell anlegen 1. Navigieren Sie zu **Zeitmodelle**. 2. **+ Neues Zeitmodell**. 3. Name, Schichttyp, Start-/Endzeit, Pausen (Min), Sollstunden. 4. **Speichern**. ### Verwendung im Dienstplan Beim Anlegen einer Schicht können Sie ein Zeitmodell als Vorlage wählen — Start, Ende und Pause werden automatisch übernommen und können pro Schicht überschrieben werden. --- ## Einrichtung (Bundesland-Katalog importieren) PflegeFlow bezieht die bundeslandspezifischen Leistungskomplexe (SGB XI) und den SGB-V-Bundeskatalog vom zentralen Katalog-Server `catalog.c3po42.de`. ### Katalog einspielen 1. Navigieren Sie zu **Einrichtung** (nur ADMIN). 2. PflegeFlow zeigt alle verfügbaren Kataloge aus dem Manifest (Bundesland, Version, Anzahl Leistungen, SHA256). 3. Wählen Sie Ihr **Bundesland** aus dem Dropdown (NRW, TH, BY, …). 4. Haken Sie **SGB V BUND einschließen** an, wenn Behandlungspflege (HKP) abgerechnet wird. 5. **Import starten** → der Katalog wird heruntergeladen, per SHA256 geprüft und in die lokale Datenbank übernommen. 6. Die Seite zeigt anschließend: *X neu angelegt, Y aktualisiert, Z unverändert*. > Der Import ist idempotent. Bereits vorhandene Leistungskomplexe werden aktualisiert (Upsert nach Bundesland + LK-Nummer), nichts wird gelöscht. ### Warum zentral? Rahmenverträge ändern sich pro Bundesland alle 1-2 Jahre. Statt ein Update pro Kunde zu verteilen, pflegen wir die Kataloge zentral auf `catalog.c3po42.de`, und jeder PflegeFlow-Kunde kann sie per Knopfdruck aktualisieren. --- ## Zeitauswertung und Lohn-Export *(v1.3.0)* Unter **Personal → Zeitauswertung** läuft im Hintergrund einmal täglich die Monats-Soll/Ist-Berechnung pro Mitarbeiter. Die Seite zeigt pro Mitarbeiter in einer Tabelle: - **Soll**: aus `weekly_hours` ÷ 5 × Werktage des Monats (abzüglich Feiertage) - **Ist**: tatsächlich gestempelte Netto-Arbeitszeit (Kommt/Geht minus Pausen) - **Saldo**: Ist minus Soll des Monats - **Übertrag-V**: Saldo aus dem Vormonat - **Übertrag-N**: neuer Übertrag in den Folgemonat (= Saldo + Übertrag-V) - **Sonntag / Feiertag / Nacht**: Zuschlagsstunden, kategorisiert nach §3b EStG-Zeitfenstern - **Urlaub / Krank**: aus genehmigten Abwesenheiten in Minuten Wenn die Werte korrekt sind: **🔒 Monat abschließen**. Damit wird der Saldo als Übertrag in den Folgemonat gebucht und die Einträge werden gesperrt. ADMIN kann mit **🔓 Monat wieder öffnen** zurückstellen, wenn sich z.B. eine Zeitkorrektur ergibt. ### Feiertage, Zuschläge — wo pflegen? - **Feiertage**: werden beim ersten Start automatisch für alle Bundesländer und die aktuellen 3 Jahre gefüllt (inkl. beweglicher Oster-Feiertage, Reformationstag, Buss- und Bettag, Fronleichnam). Manuelle Ergänzungen über `GET/POST /api/v1/feiertage` möglich. - **Zuschlagsregeln** liegen unter `GET /api/v1/zuschlagsregeln`. Defaults entsprechen §3b EStG (Sonntag 50%, Feiertag 125%, Nacht 20-06 Uhr 25%, Silvester ab 14:00 125%, Heiligabend ab 14:00 150%). Kann tariflich hochgesetzt werden. - **Lohnarten-Mapping**: `GET /api/v1/lohnarten?format=DATEV_LODAS|GENERIC|LEXWARE|ADDISON`. Pro Format sind 8 Kategorien vordefiniert (Regulär, Sonntag, Feiertag, Nacht, Überstunden, Urlaub, Krankheit, Fortbildung). Die Kanzlei gibt dir die Lohnart-Nummern; du trägst sie einmal ein, danach läuft der Export one-click. ### Lohn-Export zur Lohnbuchhaltung Vier Formate zur Auswahl (Button-Leiste oben rechts): | Format | Ziel | Kodierung | Hinweis | |---|---|---|---| | **DATEV** | DATEV LODAS | Windows-1252 | Marktführer (~60% der Steuerkanzleien), Header-Block mit Mandantennr + Zeitraum | | **Generic** | Lexware / Sage / Addison / SBS | UTF-8 | Flexibles Format mit Kategorie-Spalte, Kanzlei mappt per Importprofil | | **Lexware** | Lexware lohn+gehalt | Windows-1252 | Deutsche Feldnamen, Monat als MM/JJJJ | | **Addison** | Addison / Akademische (Wolters Kluwer) | UTF-8 mit BOM | Header-Block mit Mandantennr, Gültig-ab/bis pro Zeile | Der Export öffnet einen Dialog für die Mandantennummer und lädt dann die CSV herunter. Die Exportierten Stunden werden in Dezimalstunden (Komma als Dezimaltrenner) geschrieben; Zeile pro (Mitarbeiter × Lohnart mit Wert > 0). ### Wie ist die Soll/Ist-Berechnung genau? - Arbeitstage im Monat = Werktage (Mo-Fr) minus Feiertage (bundeslandspezifisch oben einstellbar). - Reguläre Stunden = Gesamt-Ist minus Sonntag minus Feiertag (keine Doppelzählung). **Nacht ist additiv** — eine Sonntagsnacht wird als Sonntag + Nacht abgerechnet, so wie es Tarife typischerweise vorsehen. - Urlaub und Krankheit werden als „gearbeitet" gegen das Soll gerechnet — wer 5 Tage Urlaub hat, verbrennt dadurch kein Stundenplus. - Überstunden = positiver Saldo des Monats, wandert als Lohnart „Überstunde" in den Export **und** gleichzeitig als Übertrag ins nächste Monats-Stundenkonto (nach dem Lock). --- ## eGK-Erfassung Versichertendaten von der Gesundheitskarte werden aktuell manuell erfasst oder als Scan hochgeladen. Ein echtes Kartenterminal folgt in v1.1 (über TI-Konnektor). ### Manuelle Erfassung 1. Öffnen Sie unter **Klienten** einen Klienten (Klick auf die Zeile). 2. Am Ende des Formulars erscheint der Abschnitt **💳 eGK-Erfassung**. 3. **+ Manuelle Erfassung** öffnet ein Fenster für KVNR, Kassen-IK, Kassen-Name, Versichertenstatus, Karten-Typ, Geburtsdatum und Gültigkeitsdatum. 4. **Speichern** → die Daten erscheinen in der Historie. ### Scan hochladen 1. Am Klienten auf **📄 Scan hochladen** klicken. 2. PDF, JPG oder PNG auswählen (max. 20 MB). 3. Der Scan wird auf dem Server abgelegt; die Datei kann jederzeit über das ↓-Symbol heruntergeladen werden. ### Historie Pro Klient bleiben alle Erfassungen bestehen — so ist der Wechsel zu einer neuen Karte oder Kasse nachvollziehbar. Abgelaufene Einträge können mit 🗑️ gelöscht werden (inkl. Datei auf dem Server). --- ## Clearing-Einreichung Statt Rechnungen direkt per DTA-Export und Mail zu versenden, können sie an eine Clearingstelle übergeben werden (DMRZ SmartConnect). Die Clearingstelle prüft die Rechnung formal, leitet sie an die Kasse weiter und meldet den Bezahl-Status automatisch zurück. ### Rechnung einreichen 1. Unter **Abrechnung** eine Rechnung im Status **Entwurf** oder **Versendet** anzeigen. 2. In der letzten Spalte auf **🏦 Clearing** klicken. 3. Die Rechnung wechselt in den Status **Eingereicht** und bekommt eine Auftrags-ID. 4. Die Clearingstelle meldet den Fortschritt (**In Prüfung** → **Genehmigt** → **Bezahlt**) automatisch per Webhook zurück. ### Status selbst nachfragen Falls keine Rückmeldung kommt, mit **🔄 Status** eine aktive Abfrage anstoßen. Das aktualisiert den Rechnungs-Status und die letzte Rückmeldung. ### Historie anzeigen Das 📜-Symbol zeigt alle Clearing-Events (Einreichung, Statuswechsel, Fehler) zur Rechnung — inkl. Zeitstempel und Meldungen der Clearingstelle. ### Mock-Modus (aktueller Stand) Solange kein DMRZ-Account vorhanden ist, läuft PflegeFlow im **Mock-Modus**: Es werden Pseudo-Auftrags-IDs (`MOCK-…`) vergeben und Statuswechsel simuliert. Für die Produktivnutzung müssen in der `.env` die Variablen `DMRZ_MOCK_MODE=false`, `DMRZ_API_KEY=…` und `DMRZ_WEBHOOK_SECRET=…` gesetzt werden. --- ## Abrechnung ### Rechnung generieren 1. Navigieren Sie zu **Abrechnung** in der Seitenleiste. 2. Klicken Sie auf **Rechnung generieren**. 3. Wählen Sie den **Abrechnungszeitraum** (z.B. Monat). 4. Wählen Sie den **Klienten** oder "Alle Klienten". 5. Das System erstellt automatisch Rechnungen aus den Leistungsnachweisen. ### Sammelrechnung Statt N Einzelrechnungen an einen Kostenträger zu schicken, können Sie pro Monat eine **Sammelrechnung** erstellen: 1. Unten auf der Abrechnungsseite finden Sie den Block **📊 Sammelrechnungen**. 2. Kostenträger aus dem Dropdown wählen → **+ Sammelrechnung erstellen**. 3. PflegeFlow bündelt alle noch nicht eingereichten Einzelrechnungen dieses Monats in eine Sammelrechnung (Nummer `SR-{KT-ID}-JJJJMM`). 4. Die Einzelrechnungen behalten ihre Stati, sind aber der Sammelrechnung zugeordnet. 5. Klick auf **📄** öffnet das PDF-Deckblatt mit Tabelle aller Einzelrechnungen + Gesamtsumme. 6. **🗑️** löst die Sammelrechnung wieder auf, ohne Einzelrechnungen zu verlieren. ### Rechnung per E-Mail senden 1. In der Aktionen-Spalte einer Rechnung auf **✉️ Mail** klicken. 2. Empfänger, Betreff und Nachricht vorbefüllt; optional CC eintragen und die Vorlage anpassen. 3. **Senden** → PflegeFlow schickt das PDF als Anhang. Rechnung wechselt automatisch von DRAFT auf SENT. > Voraussetzung: SMTP-Daten (`SMTP_HOST`, `SMTP_USER`, `SMTP_PASSWORD`, `SMTP_FROM_EMAIL`) in der `.env`. Standard ist `smtp.gmail.com:587` mit TLS. --- ### Rechnungsübersicht Die Rechnungsliste zeigt: - Rechnungsnummer - Klient - Kostenträger - Betrag - Status (offen / versendet / bezahlt / storniert) - Erstellungsdatum In der Aktionen-Spalte finden Sie: - **🏦 Clearing** — Rechnung an DMRZ SmartConnect einreichen - **🔄 Status** — laufenden Clearing-Status aktualisieren - **📜** — Clearing-Event-Historie der Rechnung - **📄 PDF** — Rechnung als PDF (DIN A4 mit Briefkopf, Positionen, Bankverbindung) öffnen oder herunterladen Voraussetzung für gute PDFs: die Stammdaten des Pflegedienstes (Name, Adresse, IK, Bankverbindung) sind in der `.env` hinterlegt (`PFLEGEDIENST_NAME`, `…_IBAN` usw.). ### Rechnungsdetails Klicken Sie auf eine Rechnung, um die einzelnen Positionen zu sehen: - Datum der Leistung - Leistungskomplex - Punktwert / Vergütung - Dauer ### Status ändern Aktualisieren Sie den Rechnungsstatus nach Versand oder Zahlungseingang: 1. Öffnen Sie die Rechnung. 2. Ändern Sie den Status im Dropdown. 3. Klicken Sie auf **Speichern**. --- ## DTA-Versionen PflegeFlow erzeugt EDIFACT-Dateien nach den Technischen Anlagen des GKV-Spitzenverbands. Seit 01.09.2025 gilt **DTA v6.3.0**, ab 01.05.2026 **DTA v6.4.0**. Die passende Version wird **automatisch anhand des Abrechnungsmonats** gewählt — Sie müssen nichts umstellen: | Version | Gültig ab | SLLA/SLGA (§302) | PLAA/PLGA (§105) | |---|---|---|---| | v6.2.0 | 2020-01-01 | `03:002:SL` | `06:003:PF` | | v6.3.0 | 2025-09-01 | `03:003:SL` | `06:004:PF` | | v6.4.0 | 2026-05-01 | `03:004:SL` | `06:005:PF` | Das heißt: Eine Nachrechnung für Juli 2025 nutzt weiterhin v6.2.0, während die aktuelle Monatsrechnung für Oktober 2025 automatisch v6.3.0 verwendet. Unter **Swagger-Docs** (`/api/docs`) gibt es zwei Prüf-Endpunkte: `GET /billing/dta-versions` (Gesamtliste) und `GET /billing/dta-versions/{year}/{month}` (zeigt, welche Version für einen Monat verwendet wird). --- ## DTA-Export Der Datenträgeraustausch (DTA) ist das standardisierte Format für die maschinelle Abrechnung mit Kostenträgern. ### DTA-Datei erstellen 1. Navigieren Sie zu **Abrechnung**. 2. Klicken Sie auf **DTA-Export**. 3. Wählen Sie: - **Abrechnungszeitraum** - **Kostenträger** (oder alle) 4. Klicken Sie auf **Export starten**. 5. Die DTA-Datei wird als Download bereitgestellt. ### DTA-Format Die exportierte Datei enthält: - Kopfsatz mit Absender-IK und Empfänger-IK - Leistungssätze pro Klient und Monat - Schlussatz mit Gesamtsumme > Die DTA-Datei kann direkt an den Kostenträger übermittelt werden (per E-Mail oder über das Abrechnungsportal des Kostenträgers). --- ## Rollen und Berechtigungen ### ADMIN - Vollzugriff auf alle Module - Benutzerverwaltung (anlegen, bearbeiten, deaktivieren) - Systemkonfiguration - Leistungskatalog bearbeiten ### PDL (Pflegedienstleitung) - Pflegekräfte verwalten - Klienten verwalten - Touren planen und bearbeiten - Alle Touren einsehen (nicht nur eigene) - Abrechnung einsehen - Dashboard / KPIs - Check-in/out Zeiten korrigieren ### PFLEGEKRAFT - Eigene Touren einsehen - Check-in / Check-out durchführen - Leistungen dokumentieren - Klientendaten einsehen (nur zugewiesene) - Eigenes Profil bearbeiten ### VERWALTUNG - Abrechnung und Rechnungen - DTA-Export - Kostenträger verwalten - Klienten-Stammdaten (lesen) - Dashboard / KPIs --- ## Lizenz verwalten PflegeFlow wird nach **Mitarbeiter pro Monat** abgerechnet (5 EUR/MA/Monat, Staffelung ab 11 MA 4,50 EUR, ab 31 MA 4,00 EUR, jeweils zzgl. USt.). ### Testphase Nach dem ersten Start läuft automatisch eine **30-Tage-Testversion**. In der Seitenleiste unten erscheint der Button **Lizenz verwalten** — dort sehen Sie den Status und die verbleibenden Tage. ### Lizenz kaufen 1. In der Seitenleiste auf **Lizenz verwalten** klicken. 2. **Jetzt kaufen / Testen** drücken — es öffnet sich ein Formular mit Firmendaten und Anzahl Mitarbeiter. 3. Nach dem Absenden erhalten Sie eine Rechnung per Mail und der Lizenzschlüssel wird automatisch in PflegeFlow hinterlegt. ### Lizenz manuell eintragen Falls Sie den Lizenzschlüssel per Mail erhalten: 1. **Lizenz verwalten** öffnen. 2. Abschnitt **Lizenzschluessel manuell eingeben** aufklappen. 3. Schlüssel einfügen und **Lizenz aktivieren** drücken. ### Verhalten bei abgelaufener Lizenz Nach Ablauf der Testphase bzw. bei gekündigter Lizenz leitet die App automatisch auf die Seite **/lizenz** um. API-Aufrufe antworten mit HTTP 403. Nach Aktivierung eines gültigen Schlüssels läuft alles sofort wieder. ### Verwaltung beim Hersteller Lizenzen, Rechnungen und Laufzeiten finden Sie im Kundenportal auf https://license.c3po42.de. --- ## FAQ ### Wie ändere ich mein Passwort? Klicken Sie auf Ihren Benutzernamen in der Seitenleiste und wählen Sie **Profil**. Dort können Sie ein neues Passwort setzen. ### Kann ich eine Tour nachträglich bearbeiten? Ja, die PDL und ADMIN können Touren auch nach Abschluss bearbeiten (Zeiten korrigieren, Stopps hinzufügen/entfernen). ### Was passiert, wenn ich den Check-in vergessen habe? Die PDL kann Check-in/out Zeiten nachträglich eintragen oder korrigieren. ### Kann ich mehrere Bundesländer im Leistungskatalog haben? Ja, der Katalog unterstützt bundeslandspezifische Vergütungssätze. Der ADMIN kann für jedes Bundesland eigene Einträge pflegen. ### Wie funktioniert die Abrechnung bei Privatpatienten? Privatpatienten werden als eigener Kostenträger-Typ angelegt. Die Rechnung geht direkt an den Klienten statt an die Kasse. ### Werden die Daten verschlüsselt? Ja, die Verbindung ist über HTTPS/TLS verschlüsselt. Die Datenbank liegt auf dem VPS und ist nur intern erreichbar. ### Gibt es eine mobile App? Ja, es gibt eine Flutter-App für Android. Diese ist besonders für Pflegekräfte im Außendienst gedacht (Check-in/out, Tourenübersicht). --- ## Troubleshooting ### Login funktioniert nicht - Prüfen Sie Benutzername und Passwort auf Tippfehler. - Prüfen Sie, ob Ihr Account aktiv ist (fragen Sie den ADMIN). - Löschen Sie den Browser-Cache und versuchen Sie es erneut. - Bei anhaltendem Problem: Token kann abgelaufen sein — laden Sie die Seite komplett neu (Strg+Shift+R). ### Seite lädt nicht / Verbindungsfehler - Prüfen Sie Ihre Internetverbindung. - Ist https://pflege.c3po42.de erreichbar? Testen Sie mit einem anderen Browser. - Kontaktieren Sie den Administrator, falls der Server nicht erreichbar ist. ### Check-in Button fehlt - Sie sehen den Check-in Button nur für Touren, die Ihnen zugewiesen sind. - Die Tour muss für den aktuellen Tag geplant sein. - Prüfen Sie, ob Sie die richtige Rolle haben (PFLEGEKRAFT oder PDL). ### DTA-Export liefert leere Datei - Stellen Sie sicher, dass im gewählten Zeitraum Leistungsnachweise vorhanden sind. - Prüfen Sie, ob die Klienten einem Kostenträger zugeordnet sind. - Prüfen Sie, ob die Rechnungen bereits generiert wurden (DTA basiert auf Rechnungen). ### Leistungskatalog ist leer - Beim ersten Start wird der Katalog automatisch befüllt. - Falls leer: Starten Sie den Server neu oder kontaktieren Sie den ADMIN. - In der Produktion müssen die aktuellen Vergütungssätze manuell hinterlegt werden. ### Abrechnung zeigt falsche Beträge - Prüfen Sie die Vergütungssätze im Leistungskatalog. - Prüfen Sie die Check-in/out Zeiten der betroffenen Stopps. - Prüfen Sie den Pflegevertrag des Klienten (korrekte Leistungskomplexe hinterlegt?). --- ## Neu in v1.3 — Katalog-Service + TI-Konnektor ### Katalog-Service einrichten (Admin-only) 1. Menü: **Abrechnung → Katalog-Service** 2. **Verbindungsstatus** zeigt, ob `catalog.c3po42.de` erreichbar ist und ob ein API-Key konfiguriert ist. Ohne Key funktionieren öffentliche Katalog-Importe weiter — nur der Kostenträger-Sync braucht den Key. 3. **Leistungskatalog importieren**: Bundesland wählen, Häkchen „SGB V BUND zusätzlich" belassen, „Import starten". Ergebnis zeigt pro Katalog: neu / aktualisiert / unverändert. 4. **Kostenträger synchronisieren**: Buttons für SGB V und SGB XI. Stammdaten (Name, Anschrift, Kassenart, KIM) werden überschrieben — **aber Ihre Einstellungen bleiben erhalten** (Einreichfrist, Abrechnungsweg, manuell gepflegte E-Mail). 5. **Verfügbare Updates**: zeigt automatisch, wenn der Katalog-Server neuere SHA256-Hashes hat. Badge am Sidebar-Eintrag. 6. **Abrechnungsstellen synchronisieren**: Buttons „SGB V Annahmestellen" und „SGB XI Annahmestellen". Wichtig für den DTA-Export: die SLLA-/PLAA-Nachrichten werden nicht direkt an die Kasse geschickt, sondern an die offizielle Datenannahmestelle (VKG-Segment aus der GKV-Kostenträgerdatei). Reihenfolge: zuerst Kostenträger synchronisieren, dann Annahmestellen — der Sync liest pro Kasse die zugeordnete Annahmestellen-IK. Darunter steht eine Tabelle aller bekannten Annahmestellen (IK, Name, Ort, DFU-Protokoll, DFU-Adresse). ### TI-Konnektor konfigurieren Auf derselben Seite („Katalog-Service") befindet sich unten die Karte **🔌 TI-Konnektor**: 1. Verbindungs-URL zum Konnektor (typisch `http://kocobox.local:6543`). 2. Hersteller (KoCoBox MED+ / Secunet / RISE). 3. SMC-B-IK-Nummer. 4. SMC-B-PIN (wird verschlüsselt gespeichert; leer lassen heißt: PIN nicht ändern). 5. **Mock-Modus**: solange keine echte Verbindung zum Konnektor steht, bleibt dieser aktiv — Demo-Klient Maria Musterfrau mit KVNR `A123456789`. 6. „Speichern" sichert die Einstellungen, „🔌 Verbindung testen" prüft Konnektor + SMC-B. ### eGK am Konnektor lesen Im Klienten-Modal (Klient öffnen → unten „💳 eGK-Erfassung"): 1. Button **🔌 eGK am Konnektor lesen** öffnet den Wizard. 2. Oben zeigt eine Statusbox, ob der Konnektor bereit ist. Ist er nicht bereit, ist der Lesen-Button ausgegraut. 3. KVNR ist aus den Klienten-Stammdaten vorbefüllt — prüfen und ggf. korrigieren. 4. „Karte lesen" holt Versichertenstammdaten. Ergebnis erscheint als Tabelle (KVNR, Name, Geburtsdatum, Kasse, Status, Karten-Typ, Gültig bis). 5. Daten werden **automatisch** als neuer Historien-Eintrag mit Quelle „Kartenterminal" angelegt. **Hinweis Hausbesuch:** In v1.3 funktioniert die Konnektor-Lesung nur in der Zentrale. Für mobile Lesungen beim Klienten zu Hause kommt in v1.4 **PoPP** (Proof of Patient Presence, TI 2.0) — die Pflegekraft scannt dann einen QR-Code vom Patienten-Smartphone. gematik veröffentlicht die Spec voraussichtlich Mitte 2026. Bis dahin zeigt die Flutter-App unter „PoPP (v1.4)" einen Hinweis. ### 2027-Fahrplan — was Sie wissen müssen - **Ab 01.02.2027** wechselt der DTA-Export automatisch auf Version 6.5.0 (TA1 §105 + §302). Sie müssen nichts umstellen — PflegeFlow wählt die passende Version pro Abrechnungsmonat. - Die **neue §302 Anlage HKP 1.1.0** (XML statt EDIFACT) ist als Skeleton vorbereitet. Sie bleibt auf „aus" (Flag `hkp_v11_enabled=False`), bis die offizielle Schemadatei veröffentlicht ist. Update kommt in v1.4 ohne zusätzliche Installation — nur Admin-Flag umlegen. - **TA5** (Einreichung direkt über TI statt Clearingstelle) wird mit demselben Release freigeschaltet. --- ## Support Bei technischen Problemen wenden Sie sich an den IT-Administrator. - **System**: https://pflege.c3po42.de - **API-Docs**: https://pflege.c3po42.de/api/docs - **Bot Dashboard**: https://bots.c3po42.de